Responsable Back Office (H/F) – 50% à100 %
Responsable Back Office (H/F)
Mission principale :
Le/la Responsable Back office assure la gestion efficace de l’ensemble des tâches administratives et commerciales de l’entreprise. Elle sert de point central entre les différents services (direction, exploitation, vente) et veille à la bonne coordination des opérations internes et à la qualité de la relation client.
Vos responsabilités :
Administration & relation clients
Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les demandes entrantes
Traiter quotidiennement la boîte e-mail de l’entreprise (clients, fournisseurs)
Garantir un contact fluide, professionnel et chaleureux avec les clients et partenaires
Mettre à jour le fichier clients et l’ERP (suivi administratif, statuts, archives numériques)
Support commercial et exploitation
Rédiger des offres sur la base d’instructions internes ou de dossiers de soumission
Assister les commerciaux dans le suivi administratif de leurs démarches
Se consacrer à l’identification de projet via des plateformes dédiées (Olmero, Simap, etc.)
Assurer la prospection téléphonique et rechercher activement des projets
Constituer les dossiers d’offre et d’appel d’offre
Participer à la création et à la mise à jour des supports internes
Soutenir le responsable d’exploitation dans certaines de ces tâches administratives
Soutien à la direction
Appuyer le directeur dans ses tâches courantes
Participer à la préparation de supports et documents destinés aux clients et partenaires
Contribuer à l’optimisation des processus internes
Amélioration continue & coordination interne
Être force de proposition pour améliorer l’organisation, les processus, les outils
Assurer le lien et la coordination fluide entre les différents services de l’entreprise
Maintenir une attitude constructive, respectueuse et proactive avec les collègues
Facturation & suivi administratif
Préparer, émettre et effectuer le suivi des dossier de facturation des clients
Assurer les relances, les encaissements et le lien avec le prestataire comptable externe
Communication & marketing
Concevoir des campagnes de communication (papier, électronique, e-mailings)
Animer les réseaux sociaux de l’entreprise et mettre à jour le site internet
Gestion des achats & coordination fournisseurs
Assurer les contacts avec les fournisseurs (conditions, commandes, suivi)
Suivre les achats en lien avec la direction et le responsable d’exploitation
Transmettre les commandes au resp. du magasin et assurer la coordination logistique
Profil du (de la) candidat(e) :
Formation & expérience
Formation commerciale ou administrative (CFC, maturité professionnelle, diplôme supérieur)
Expérience confirmée dans une entreprise du bâtiment, idéalement dans une PME
Expérience dans la gestion de dossiers de soumission : Un atout significatif
Compétences clés
Maîtrise parfaite du français oral et écrit.
Allemand B2 minimum (oral exigé), anglais B2 (oral souhaité), italien = atout.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), de logiciels ERP, et outils en ligne
À l’aise au téléphone et dans la rédaction professionnelle
Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de coordination
Sens du chiffre, esprit logique et précision
Domicilié à maximum 30 minute de Lucens
Qualités personnelles
Motivée, souriante, engagée
Organisée, rigoureuse, constructive et positive
Proactive, orientée solutions et amélioration continue
Autonome tout en appréciant le travail en équipe
Bon sens relationnel et respect des délais
Nous vous proposons :
Un poste varié et stimulant, au coeur de la dynamique d’une PME en croissance
Une ambiance professionnelle, humaine et bienveillante
La possibilité de participer activement au développement de l’entreprise
Des conditions de travail attractives avec une vue globale sur les opérations de l’entreprise
Télétravail possible sous conditions (après la période de formation, autonomie garantie, flexibilité, espace dédié, pas de défraiement)
Entrée en poste: Début 2026
Région : Lucens