Dans le cadre du développement de ses activités, Just Ask Me recherche un(e) Executive Assistant polyvalent(e) et organisé(e), capable d’assurer un soutien opérationnel, administratif et organisationnel auprès de la direction.

Vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise et serez un véritable support de coordination entre les équipes, les partenaires et les clients.

Vos missions

• Gestion, numérisation et classement du courrier physique et électronique ;
• Gestion des appels entrants et orientation des demandes ;
• Coordination et organisation des rendez-vous professionnels ;
• Établissement et suivi administratif des factures ;
• Gestion et suivi des dossiers administratifs des collaborateurs et consultants externes ;
• Suivi administratif des assurances sociales et charges sociales (AVS, LPP, etc.) ;
• Préparation et suivi des documents administratifs destinés aux autorités communales, cantonales et fédérales ;
• Numérisation et classement des factures fournisseurs ;
• Support administratif dans le suivi des clients et partenaires ;
• Participation à l’amélioration continue des processus internes ;
• Assurer une communication fluide et professionnelle avec les équipes et les interlocuteurs externes.

Votre profil

• Excellente maîtrise du français et bon niveau d’anglais professionnel (allemand un atout) ;
• Expérience confirmée dans une fonction d’assistanat de direction ou administratif ;
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office ;
• À l’aise avec les outils numériques et les environnements de travail modernes ;
• Personne autonome, rigoureuse et proactive ;
• Sens élevé du service et excellente communication ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec discrétion et efficacité ;
• Une connaissance des environnements IT, techniques ou opérationnels constitue un avantage.

Ce que nous proposons

• Un environnement de travail dynamique et polyvalent ;
• Une structure à taille humaine favorisant l’autonomie et les responsabilités ;
• Des missions variées avec une forte dimension organisationnelle et opérationnelle ;
• Une collaboration directe avec la direction ;
• La possibilité de participer activement au développement et à la structuration de l’entreprise.

Taux d’activité

Minimum 50%, idéalement réparti sur les cinq jours ouvrables de la semaine.