Votre mission

Dans le cadre du renforcement de son organisation interne, notre client recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) RH et facturation entre 60% et 80%.

Rattaché(e) hiérarchiquement à l’Executive Assistant de la CEO, vous collaborez étroitement avec le référent RH désigné par la Direction, les responsables de service ainsi que le département facturation. Vous reprenez et centralisez des tâches administratives RH actuellement réparties entre plusieurs intervenants et contribuez à la fiabilité des processus administratifs.

Vous intervenez principalement dans un rôle de préparation, d’exécution, de coordination et de suivi. La validation finale des contrats de travail et des certificats de travail, ainsi que l’analyse et la gestion des situations RH sensibles, demeurent sous la responsabilité du référent RH désigné par la Direction.

Administration du personnel

• Créer, tenir à jour et archiver les dossiers physiques et électroniques du personnel.
• Collecter, contrôler et classer les documents nécessaires à l’engagement et au suivi administratif des collaborateurs.
• Préparer les contrats de travail, avenants, attestations, certificats de travail et autres courriers RH pour contrôle et validation.
• Assurer le suivi administratif des entrées, changements de situation et sorties, y compris la coordination de l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Mettre à jour les listes du personnel, les échéanciers, les tableaux de bord et les outils de suivi RH.
• Assurer le suivi administratif des absences, certificats médicaux, accidents, vacances, congés et temps de travail, conformément aux processus internes.
• Préparer et transmettre les annonces, formulaires et documents destinés aux assurances sociales, aux assurances maladie et accident ainsi qu’aux administrations concernées.
• Préparer les éléments variables de salaire et effectuer les contrôles administratifs de premier niveau avant transmission pour validation et traitement.

Répondre aux demandes administratives courantes des collaborateurs et transmettre les questions complexes, juridiques ou sensibles au référent RH.

• Préparer les documents d’engagement et coordonner les formalités administratives précédant l’entrée en fonction.
• Participer à la formalisation, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures, modèles et outils de suivi RH.

Support administratif à la comptabilité

• Apporter un soutien ponctuel au département comptabilité en fonction des priorités opérationnelles.
• Saisir et mettre à jour les données administratives nécessaires au traitement de la comptabilité.
• Contrôler la complétude et la cohérence formelle des informations et des pièces justificatives avant traitement.
• Assurer le suivi des validations internes nécessaires.
• Classer, archiver et assurer la traçabilité administrative des dossiers de facturation.

Administration générale et coordination

• Traiter et suivre les tâches administratives courantes relevant des fonctions support.
• Préparer, contrôler et mettre en forme différents documents, listes et tableaux internes.
• Assurer le suivi de demandes auprès des administrations, assurances et partenaires externes.
• Veiller au respect de la confidentialité, de la protection des données et des règles internes.

Votre profil

• CFC d’employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente.
• Première expérience réussie dans une fonction administrative polyvalente, idéalement en administration du personnel.
• Connaissances pratiques des principaux processus RH suisses ; des notions en assurances sociales et en gestion des salaires constituent un atout.
• Très bonne maîtrise du français oral et écrit.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office et aisance avec les outils informatiques, ERP ou logiciels RH.
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur dans le suivi des échéances et sens des priorités.
• Discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité.
• Esprit de collaboration, autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Nous offrons

• Un taux d’activité de 60% à 80%.
• Cinq semaines de vacances par année.
• Une place de parking gratuite.

Une entrée en fonction à c