Executive Assistant – Support Direction & Coordination (H/F) – 80% – Genève

1. Mission principale

Rattaché(e) à la Direction, vous assurez un support exécutif structuré et contribuez à la bonne coordination des activités de l’entreprise.

Votre rôle consiste à organiser, structurer et fiabiliser l’information nécessaire au pilotage, tout en facilitant la prise de décision et la fluidité des échanges entre la Direction et les équipes.

Vous intervenez comme véritable relais opérationnel et administratif auprès de la Direction, en prenant également en charge des missions de gestion administrative générale (suivi, centralisation et fiabilisation des données et documents de l’entreprise).

2. Positionnement

Rattachement hiérarchique : Direction Générale / CEO

Interactions : ensemble des départements (opérations, finance, RH, vente, support)

Responsabilité hiérarchique : aucune

Fonction transverse, au cœur de l’organisation et des flux d’information.

3. Responsabilités principales
4. Support exécutif à la Direction

• Gestion proactive de l’agenda et des priorités
• Organisation des réunions de direction et comités internes
• Préparation des supports, notes et documents stratégiques
• Rédaction de comptes rendus et suivi des décisions
• Structuration et gestion documentaire

1. Coordination et suivi d’activité

• Collecte et structuration des informations auprès des départements
• Suivi des actions et des projets transverses
• Contribution à la mise à jour des outils de pilotage

1. Support administratif RH

• Appui à la gestion administrative du personnel
• Centralisation et suivi des données collaborateurs
• Mise à jour des tableaux de suivi des salaires
• Préparation des documents nécessaires aux obligations internes

5. Profil recherché

Formation / Expérience

• Formation en gestion, administration ou équivalent
• Expérience confirmée en assistance de direction ou coordination
• Expérience dans un environnement structuré ou en transformation (atout)

Compétences

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à structurer l’information et à prioriser
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Aisance dans la coordination multi-interlocuteurs
• Sens de la confidentialité

Outils

• Bonne maîtrise d’Excel
• Aisance avec outils de suivi et de reporting
• Connaissance d’un ERP ou CRM (atout)
• Bonne compréhension des outils d’intelligence artificielle (IA)
• Capacité à utiliser et/ou configurer des assistants IA dans un usage quotidien

Qualités personnelles

• Rigueur et organisation
• Proactivité et sens de l’anticipation
• Fiabilité et autonomie
• Excellent relationnel

6. Conditions

• Interaction directe avec la Direction
• Rôle central dans la coordination et l’organisation de l’activité
• Autonomie dans le poste
• 5 semaines de vacances