Le cahier des charges, ou fiche de poste, décrit la raison d’être d’un poste, ses activités principales, ses exigences et sa place dans l’entreprise. Le Code des obligations ne l’impose pas, mais il cadre les instructions de l’employeur (art. 321d CO) et sert à recruter, à mener l’entretien annuel et à rédiger le certificat de travail.
Dans cet article
Un poste à pourvoir ? Nous écrivons la fiche de poste avec vous, puis nous cherchons, trions et présentons les candidats.
Voir le recrutementCahier des charges ou fiche de poste : de quoi parle-t-on
Dans une PME, on dit cahier des charges, fiche de poste, description de poste ou descriptif de fonction : c’est le même document. Il répond à trois questions. À quoi sert le poste ? Que fait réellement la personne qui l’occupe ? Que faut-il savoir pour le tenir ? Il ne faut pas le confondre avec le cahier des charges d’un projet, qui décrit ce qu’un prestataire doit livrer : ici, il s’agit d’un poste de travail.
L’État de Genève résume bien son double usage : pour le collaborateur, il clarifie ce qui est attendu de lui ; pour son chef, il dit ce que le poste apporte à la mission du service. Dans une entreprise de quinze personnes, c’est souvent le seul endroit où ce qui « va de soi » est enfin écrit, et le seul document qu’un remplaçant peut lire le jour où le titulaire s’absente.
| Document | Ce qu’il fixe | Qui peut le changer | Base |
|---|---|---|---|
| Contrat de travail | Le salaire, le taux, la durée, la fonction convenue | Les deux parties ensemble | art. 319 et 320 CO |
| Information écrite obligatoire | Le nom des parties, le début, la fonction, le salaire, la durée hebdomadaire du travail | L’employeur, qui annonce tout changement par écrit dans le mois | art. 330b CO |
| Cahier des charges | La mission, les activités, les exigences, la place dans l’organisation | L’employeur, dans le cadre du contrat, de préférence avec le titulaire | art. 321d CO |
Ce que dit le droit suisse
Aucun article du Code des obligations n’oblige une entreprise privée à rédiger un cahier des charges. Le contrat de travail lui-même n’est soumis à aucune forme spéciale, sauf disposition contraire de la loi (art. 320 al. 1 CO). Deux articles donnent pourtant au document toute son utilité.
Le premier vous oblige à informer par écrit tout collaborateur engagé pour une durée indéterminée ou pour plus d’un mois, au plus tard un mois après son arrivée, de cinq points : le nom des parties, la date de début, sa fonction, son salaire et la durée hebdomadaire du travail. Un changement de l’un de ces points se communique aussi par écrit, dans le mois qui suit (art. 330b CO). Un cahier des charges remis le premier jour règle la fonction, à condition que les quatre autres points figurent dans le contrat ou dans la même lettre.
Le second vous donne le droit d’établir des directives générales et de donner des instructions particulières, que le collaborateur observe selon les règles de la bonne foi. Le cahier des charges en est la forme écrite et durable.
Ce que dit la loi. Art. 321d du Code des obligations, version en vigueur au 1er octobre 2026.
Al. 1 : « L’employeur peut établir des directives générales sur l’exécution du travail et la conduite des travailleurs dans son exploitation ou son ménage et leur donner des instructions particulières. »
Al. 2 : « Le travailleur observe selon les règles de la bonne foi les directives générales de l’employeur et les instructions particulières qui lui ont été données. »
Le Tribunal fédéral l’a déjà lu
Un cahier des charges n’est pas un papier de classeur : en cas de litige, le juge le lit. Dans un arrêt de 2003, le Tribunal fédéral a confirmé qu’était abusif le licenciement d’une collaboratrice qui s’interrogeait sur une réorganisation ; il a relevé que son cahier des charges prévoyait justement qu’elle se prononce sur les restructurations internes. Le même arrêt rappelle, en citant la doctrine, que l’employeur ne peut pas modifier ou restreindre le domaine d’activité d’une personne occupée depuis des années sans en avoir d’abord discuté avec elle (arrêt 4C.129/2003 du 5 septembre 2003, consid. 4.2).
Des exigences qui ne discriminent pas
La loi sur l’égalité interdit de désavantager quelqu’un en raison de son sexe, directement ou indirectement, notamment en se fondant sur l’état civil ou la situation familiale ; l’interdiction vaut en particulier à l’embauche et dans l’attribution des tâches (art. 3 LEg). Une exigence comme « disponible le soir, sans contrainte familiale » vise précisément ce que la loi protège. Décrivez le besoin réel : « présence deux soirs par mois pour les inventaires ».
Ce que contient un bon cahier des charges
Le guide de l’État de Fribourg (édition 2025) est la méthode publique la plus complète que nous ayons trouvée en Suisse romande. Il vise l’administration cantonale, mais ses règles se transposent sans peine à une PME. Le tableau les reprend rubrique par rubrique, avec ce qu’il faut éviter.
| Rubrique | Ce qu’on y écrit | À éviter |
|---|---|---|
| Identification | L’intitulé du poste, le taux d’activité, le lieu de travail, le titulaire (laissé vide pour un poste à pourvoir) | Un taux ou un lieu différents du contrat : en cas d’écart, c’est le contrat qui fait foi |
| Mission | Une ou deux phrases avec un verbe d’action : ce à quoi sert le poste | Un résumé des tâches |
| Place dans l’organisation | Le supérieur direct et les éventuels subordonnés, désignés par leur fonction | Les noms propres |
| Activités principales | Six en règle générale, chacune avec sa part du temps ; le total fait 100 %, même à temps partiel | Une liste de trente tâches sans ordre d’importance |
| Exigences | La formation minimale (CFC, bachelor) et des connaissances mesurables : langues, logiciels, années d’expérience | « Idéalement », « de préférence », « serait un plus », ou un simple « intérêt » pour le métier |
| Compétences | Trois ou quatre de préférence, cinq ou six au maximum | Une liste de qualités que personne ne pourra évaluer |
| Suppléance, signature, horaires | Qui la personne remplace, ce qu’elle peut signer, les horaires imposés comme le travail en équipe ou le piquet | Les remplacements ordinaires entre collègues |
| Date et signatures | La date, la signature de l’employeur, le visa du titulaire | Un document sans date, impossible à situer plus tard |
Le guide fribourgeois ajoute une précision utile : la liste des activités ne donne qu’une description générale du poste, et la personne exécute aussi les tâches que sa hiérarchie lui confie même si elles n’y figurent pas. Écrivez cette phrase dans votre propre document : elle évite qu’une tâche ponctuelle et raisonnable soit refusée au motif qu’elle « ne figure pas dans le cahier des charges ».
Parmi les principes de rédaction de l’État de Genève, quatre se transposent tels quels : commencer chaque tâche par un verbe à l’infinitif, éviter les verbes vagues comme « faire » ou « mettre », classer les tâches par ordre d’importance, et faire participer le collaborateur à la description de son poste.
Un modèle de cahier des charges d’un employé, pour PME
Recopiez le tableau dans un document de traitement de texte et remplacez la colonne de droite par vos faits. L’exemple est fictif : un poste administratif à 80 % dans une entreprise de chauffage et sanitaire d’une quinzaine de personnes.
| Rubrique | Exemple rempli |
|---|---|
| Intitulé du poste | Assistant ou assistante administrative et comptable |
| Taux et lieu | 80 %, au bureau de l’entreprise ; présence le lundi et le mardi |
| Rattachement | Le directeur ; aucun subordonné |
| Mission | Tenir l’administration et la facturation à jour, pour que les techniciens se consacrent aux chantiers |
| Activité 1 (30 %) | Établir les factures clients et suivre les relances |
| Activité 2 (20 %) | Saisir les factures fournisseurs et préparer les paiements pour validation |
| Activité 3 (20 %) | Répondre aux clients au téléphone et planifier les interventions avec le chef d’équipe |
| Activité 4 (15 %) | Réunir les heures, les absences et les frais du personnel pour la fiduciaire |
| Activité 5 (10 %) | Tenir les dossiers du personnel et commander les fournitures de bureau |
| Activité 6 (5 %) | Remplacer le directeur pour la correspondance courante pendant ses absences |
| Formation exigée | CFC d’employé de commerce |
| Connaissances exigées | Trois ans d’expérience en comptabilité courante ; un logiciel comptable du marché ; français courant, allemand oral de niveau B1 |
| Compétences | Rigueur ; sens du service au téléphone ; discrétion |
| Droit de signature | Correspondance courante ; aucun paiement sans la validation du directeur |
| Tâches non listées | La personne accomplit aussi les tâches ponctuelles que lui confie la direction dans le cadre de sa fonction |
| Date et signatures | Lieu et date ; signature du directeur ; visa du titulaire avec la mention « reçu et lu » |
Ce qui reste dans le contrat
Le salaire, les vacances, le temps de travail et le délai de congé restent dans le contrat de travail. Les répéter dans le cahier des charges, c’est risquer qu’un jour les deux documents se contredisent ; quand le taux ou le lieu divergent, c’est d’ailleurs le contrat qui l’emporte, rappelle le guide fribourgeois.
Le rédiger en cinq étapes
- Partez du travail réel. Pendant une semaine, notez ce que la personne fait vraiment, ou ce que le poste devra faire s’il est nouveau. L’intitulé du contrat ne suffit jamais.
- Regroupez et pesez. Rassemblez les tâches en six familles au plus, donnez à chacune sa part du temps, et vérifiez que le total fait 100 %.
- Écrivez la mission en dernier. Une fois les activités posées, la raison d’être du poste tient en une phrase ; si elle n’y tient pas, le poste est peut-être deux postes.
- Séparez exigences et compétences. Ce qui se prouve (un CFC, une langue, trois ans d’expérience) va dans les exigences ; ce qui s’observe (la rigueur, le sens du service) va dans les compétences, trois ou quatre au plus.
- Relisez avec le titulaire, puis signez. Une relecture à deux révèle les tâches oubliées et les désaccords, avant qu’ils ne deviennent un conflit.
Trois erreurs reviennent souvent. Copier une fiche trouvée en ligne, qui parle de BTS, de GPEC ou d’instances représentatives du personnel : ce sont des notions françaises. Écrire le document pour la personne en place plutôt que pour le poste. Et ne plus jamais le relire après la signature.
Du cahier des charges à l’annonce
Quand vous recrutez, le cahier des charges se transforme en trois outils : l’annonce, la grille de tri des dossiers et les questions d’entretien. C’est la manière la plus simple de comparer les candidats sur les mêmes critères.
| Rubrique du cahier des charges | Ce qu’elle devient |
|---|---|
| Mission et activités | Le texte de l’annonce : ce que la personne fera, dans l’ordre d’importance |
| Exigences | Les critères de tri des dossiers : un CFC est là, ou il n’y est pas |
| Compétences | Les questions d’entretien : « Racontez une fois où vous avez dû… » |
| Taux, lieu et horaires | Les conditions affichées, qui évitent les candidatures qui n’aboutiront pas |
Pas de document écrit au moment de recruter ? C’est fréquent, et ce n’est pas un obstacle : nous pouvons construire la fiche de poste avec vous au début du mandat, à partir de ce que le poste demande vraiment, savoir-être compris.
Le faire vivre après l’embauche
Un cahier des charges vieillit vite : un poste change par petites touches, et personne ne le note. Le moment naturel pour le relire, c’est l’entretien annuel : ce qui a glissé dans le travail réel se voit d’abord là. Rangez la version datée parmi vos processus RH écrits, avec les précédentes. Remis le premier jour, il fait aussi partie de l’accueil d’un nouveau collaborateur.
Le modifier sans conflit
Ajuster une activité ou la part de temps d’une tâche relève de vos instructions. Changer la fonction elle-même, ou réduire nettement le domaine d’une personne en place depuis longtemps, touche au contrat : parlez-en d’abord avec elle, mettez l’accord par écrit, et communiquez la nouvelle fonction par écrit dans le mois (art. 330b al. 2 CO).
Si la personne refuse, il reste le congé-modification : résilier le contrat en respectant le délai de congé et proposer en même temps un nouveau contrat. Le Tribunal fédéral l’admet en principe, mais il le juge abusif quand il sert de moyen de pression pour imposer une dégradation que rien ne justifie objectivement, ou une baisse de salaire sans attendre la fin du délai de congé (ATF 123 III 246, consid. 3 et 4). Avant d’en arriver là, prenez conseil.
Au départ, la base du certificat de travail
Le SECO attend d’un certificat de travail complet une liste détaillée des fonctions importantes et des activités marquantes, avec leur durée. Un cahier des charges daté, tenu à jour, vous la donne sans effort au moment de rédiger le certificat de travail.
Nos limites. Just Ask Me n’est pas une étude d’avocats. Nous écrivons avec vous des cahiers des charges et des fiches de poste. Une clause du contrat de travail, une modification contestée ou un congé-modification se valident avec un avocat ou votre association patronale.
Les textes et les sources
- Code des obligations sur Fedlex : art. 319, 320, 321d et 330b
- Loi sur l’égalité, art. 3 (interdiction de discriminer)
- Tribunal fédéral, arrêt 4C.129/2003 du 5 septembre 2003, cahier des charges et congé abusif
- ATF 123 III 246 (22 avril 1997), congé-modification
- État de Fribourg, guide pour l’élaboration des cahiers des charges, édition 2025
- État de Genève, principes généraux pour la rédaction d’un cahier des charges
- SECO, questions fréquentes sur le certificat de travail
Sources relues le 23 octobre 2026, Code des obligations en vigueur au 1er octobre 2026.
Autres questions posées
Est-ce que le cahier des charges est obligatoire ?
Non, le Code des obligations ne l’impose pas à une entreprise privée. La fonction du collaborateur doit en revanche lui être communiquée par écrit dans le mois qui suit son arrivée (art. 330b CO), et un cahier des charges est la façon la plus simple de le faire.
Qui doit rédiger le cahier des charges ?
L’employeur, puisqu’il s’agit de ses instructions. En pratique, le supérieur direct rédige, la direction valide et le titulaire relit avant de viser ; l’État de Genève recommande d’associer le collaborateur à la description de son poste.
Quel est le contenu d’un cahier des charges ?
La mission du poste, sa place dans l’organisation, au plus six activités principales pesées en pourcentage, les exigences, trois ou quatre compétences, la suppléance et le droit de signature, puis la date et les signatures.
Quelle différence entre fiche de poste et cahier des charges ?
Aucune en pratique : les deux mots désignent le même document. Certaines entreprises réservent « fiche de poste » à la version courte qui sert au recrutement, et « cahier des charges » à la version signée remise au titulaire.
L’employeur peut-il modifier le cahier des charges sans accord ?
Il peut ajuster les activités dans le cadre du contrat. Un changement de fonction ou une réduction nette du domaine d’activité demande une discussion préalable et, à défaut d’accord, un congé-modification qui respecte le délai de congé.
Un collaborateur peut-il refuser une tâche absente de son cahier des charges ?
Pas si elle entre dans sa fonction et reste raisonnable : il suit les instructions de bonne foi (art. 321d al. 2 CO). Une tâche durable sans rapport avec le poste convenu relève en revanche d’une modification du contrat.
Publié le 23 octobre 2026 par Just Ask Me Sàrl.