Aucune loi suisse n’impose l’entretien annuel à un employeur privé, mais il reste le seul moment où vous entendez ce que la personne ne dit pas le reste de l’année. Prévoyez une heure, quatre questions ouvertes et une page signée des deux côtés, limitée à ce qui touche au travail (art. 328b CO). Le salaire se discute à part.
Dans cet article
Nous préparons ces entretiens avec vos chefs d’équipe et nous les accompagnons pour qu’ils les tiennent eux-mêmes, ponctuellement ou avec Flex’RH.
Voir l’accompagnement des managersL’entretien annuel est-il obligatoire en Suisse ?
Non. Ni le Code des obligations ni la loi sur le travail n’imposent à un employeur privé de tenir un entretien annuel. Beaucoup de pages en ligne décrivent le droit français : ne le transposez pas à votre PME.
Trois textes peuvent pourtant le rendre obligatoire chez vous : le contrat de travail, un règlement du personnel, ou une convention collective qui s’applique à votre branche. À l’inverse, vous pouvez l’organiser pour toute l’équipe, pendant le temps de travail : l’employeur donne des instructions sur l’exécution du travail, que le travailleur suit selon les règles de la bonne foi (art. 321d CO).
Surtout, l’entretien vous aide à tenir deux obligations qui, elles, sont écrites. L’employeur protège la personnalité du travailleur et manifeste les égards voulus pour sa santé (art. 328 al. 1 CO) : un échange annuel est l’un des rares moments où une surcharge ou une tension se dit. Et le collaborateur peut réclamer à tout moment un certificat qui juge son travail et sa conduite (art. 330a al. 1 CO) : vos notes datées vous y serviront.
À quoi sert l’entretien annuel d’évaluation dans une PME de vingt personnes
Dans une PME, vous croisez vos collaborateurs tous les jours. C’est justement le problème : on parle du travail en cours, jamais du travail en général. L’entretien annuel est le seul moment où quelqu’un peut dire qu’il s’ennuie, qu’il veut apprendre autre chose, ou qu’une situation l’use.
Il vous sert aussi. Vous y apprenez ce qui ralentit votre entreprise : un outil qui manque, une règle absurde, un client qui prend trois fois plus de temps qu’il ne rapporte. Ces informations ne remontent pas d’elles-mêmes.
Le mot « évaluation » trompe sur un point : l’entretien ne sert pas à noter les gens. Une note sur cinq ne change rien au travail du lundi suivant. Ce qui change quelque chose, c’est une décision écrite, datée, avec un responsable.
Quand le tenir, et comment le préparer en trente minutes
Évitez décembre : budgets, fêtes et bouclement, tout le monde est ailleurs. Choisissez un mois calme pour votre métier et gardez le même chaque année. Pour une personne arrivée dans l’année, partez du point des trente jours et de ce qui a été convenu à la fin du temps d’essai.
La préparation tient en trente minutes. Relisez la note de l’an dernier et la fiche de poste. Notez trois faits précis, avec leurs dates : un projet mené, un client difficile, une erreur corrigée. Un fait vaut mieux que dix impressions. Décidez aussi à l’avance ce que vous pouvez promettre et ce que vous ne pouvez pas : une promesse lâchée en séance et oubliée en mars coûte plus cher que l’entretien lui-même.
Tenez la série sur deux ou trois semaines, pas sur six mois, sinon l’équipe compare les versions dans le couloir. Quand personne en interne n’a le temps de la tenir, les entretiens peuvent faire partie de Flex’RH, notre accompagnement RH régulier.
| Moment | Ce qui se fait | Durée |
|---|---|---|
| Deux semaines avant | annonce de la date, envoi des quatre questions | 5 minutes |
| La veille | relecture de la note de l’an dernier et de la fiche de poste ; trois faits datés ; ce que vous pouvez promettre | 30 minutes |
| Le jour même | l’entretien, hors période chargée, sans téléphone | 60 minutes |
| Deux jours après | une page : faits, décisions, qui fait quoi et pour quand ; signée des deux côtés, une copie chacun | 20 minutes |
| Un à deux mois après | l’entretien salarial, sur des critères annoncés | 30 minutes |
Comment mener l’entretien annuel, le jour même
Rappelez à quoi sert l’heure, et que le salaire viendra plus tard. Laissez la personne répondre la première à chaque question et gardez vos trois faits pour la seconde moitié. Dix minutes avant la fin, relisez à voix haute les décisions et qui s’en charge : une décision qui n’est pas dite à ce moment-là a peu de chances d’être tenue.
Les quatre questions à poser lors d’un entretien annuel
- « Qu’est-ce qui a changé dans votre travail depuis l’an dernier ? » Elle fait apparaître les tâches qui se sont ajoutées sans que personne ne s’en aperçoive, et celles qui ont disparu.
- « Qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ? » Les réponses sont concrètes, réparables, souvent gratuites.
- « Qu’est-ce que vous aimeriez faire et que vous ne faites pas ? » Elle repère les envies de départ bien avant la lettre de démission.
- « Qu’est-ce que l’entreprise devrait faire autrement ? » Posez-la, puis taisez-vous. Les dix secondes de silence qui suivent font plus de travail que la question. Notez la réponse telle quelle, même si elle vous déplaît.
Une trame d’entretien annuel d’une page
La même page pour toute l’équipe : d’une année à l’autre, vous comparez des choses comparables.
Entretien annuel
Nom : … Fonction : … Date : … Mené par : …
- Ce qui a changé dans votre travail depuis l’an dernier
- Ce qui vous fait perdre du temps
- Ce que vous aimeriez faire et que vous ne faites pas
- Ce que l’entreprise devrait faire autrement
Trois faits de l’année (date, ce qui s’est passé) : …
Décisions, trois lignes au plus (quoi, qui, pour quand) : …
Date de l’entretien salarial : …
Remarques du collaborateur : …
Signatures des deux personnes
Un modèle de convocation
« Notre entretien annuel aura lieu le [date] à [heure], pendant une heure, à [lieu]. Nous parlerons de quatre questions : [les quatre questions]. Le salaire fera l’objet d’un entretien séparé, le [date]. »
Un exemple de conclusion d’entretien annuel
« Nous avons décidé trois choses : [action], par [personne], pour le [date]. Nous en reparlerons le [date], et l’entretien salarial aura lieu le [date]. » Une conclusion sans date ressemble à une promesse ; une conclusion datée, à une décision.
Ce que vous écrivez, et ce que vous gardez
Une page suffit : les faits évoqués, les deux ou trois décisions prises, qui fait quoi et pour quand. Les deux personnes signent, chacune reçoit une copie. Si le collaborateur hésite à signer, proposez-lui d’écrire ses remarques sur la même feuille : sa signature dit alors qu’il a lu le compte rendu, pas qu’il approuve tout.
Ce que dit la loi
Art. 328b CO : « L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. En outre, les dispositions de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données sont applicables. »Texte en vigueur, version du 1er octobre 2026 : Code des obligations, art. 328b, sur Fedlex. La loi révisée sur la protection des données s’applique depuis le 1er septembre 2023.
| Vous pouvez noter | Vous ne notez pas |
|---|---|
| les tâches, les résultats, les faits datés | la vie privée |
| les compétences et les formations utiles au poste | la santé, sauf ce qui touche directement l’aptitude à remplir l’emploi |
| les objectifs convenus et les moyens promis | les opinions politiques, religieuses ou syndicales |
| les désaccords exprimés sur le travail | les rumeurs et les impressions sans fait |
La personne peut demander à voir ce que vous avez noté sur elle : le renseignement est gratuit et se donne en règle générale dans les 30 jours (art. 25 al. 1, 6 et 7 LPD), et une donnée inexacte se rectifie à sa demande (art. 32 al. 1 LPD). Écrivez chaque ligne comme si elle allait être relue par la personne concernée.
Ces pages servent aussi le jour où vous rédigez un certificat : pour choisir entre certificat de travail ou attestation, suivez la demande du collaborateur. Classez-les dans le dossier du personnel, au même endroit chaque année : une PME qui change de chef d’équipe perd sinon la mémoire de plusieurs années.
Nos limites
Nous ne sommes pas une étude d’avocats. Nous vous aidons à préparer et à mener les entretiens, et à tenir des notes utiles. Une question délicate de protection des données, ou un désaccord qui tourne au litige, se traite avec un conseil juridique.
Pourquoi le salaire n’a pas sa place dans le même entretien
Dès que l’argent arrive sur la table, la conversation change de nature. La personne défend son augmentation, vous défendez votre marge, et les quatre questions ne servent plus à rien. Ce n’est pas une affaire de courage, c’est une affaire de mécanique.
Séparez les deux de quelques semaines. À la fin de l’entretien annuel, annoncez la date de la discussion salariale et les critères qui la gouvernent : chacun sait alors qu’il aura son moment. Dites aussi ce qui se décide au niveau de l’entreprise et ce qui est négociable. Un chef d’équipe promu récemment a besoin de cette limite : accompagner un manager, c’est d’abord lui dire ce qu’il a le droit de promettre.
| Entretien | But | Quand | Qui le mène | Ce qui en sort |
|---|---|---|---|---|
| Point de fin d’essai | décider de la suite de l’engagement | avant la fin de la période d’essai | le chef direct | une décision et deux objectifs |
| Entretien annuel | entendre, puis décider deux ou trois choses | une fois par an, un mois calme | le chef direct, préparé | une page signée des deux côtés |
| Entretien salarial | fixer la rémunération | quelques semaines après l’entretien annuel | la personne qui décide du budget | une décision chiffrée, par écrit |
| Entretien de départ | comprendre pourquoi la personne part | après la démission ou le congé | un tiers, ou une autre personne que le chef direct | des enseignements pour l’équipe |
Quand la réponse est « tout va bien »
« Tout va bien » veut dire trois choses différentes : tout va effectivement bien, la question est trop large, ou la personne ne croit pas que parler serve à quelque chose. Ne retenez pas la première interprétation par défaut.
Relancez sur un moment précis : « la semaine de juin où tout est tombé en même temps, comment l’avez-vous vécue ? » Le concret ouvre ce que le général ferme. Puis projetez : « dans douze mois, qu’est-ce qui aurait changé pour que vous soyez content de votre année ? »
Si la réponse reste « tout va bien » trois années de suite, ce n’est pas bon signe. L’étude AXA et Sotomo sur le marché de l’emploi des PME (336 PME de Suisse alémanique et de Suisse romande interrogées du 11 au 18 mars 2026, résultats publiés le 20 août 2026) donne l’enjeu : 35 % des PME se disent moyennement ou fortement touchées par des absences liées à la santé psychique, contre 25 % en 2023. Comme mesure de prévention, la formation des cadres ne concerne que 11 % des PME, et la culture du feed-back ouverte a reculé de 35 % à 28 % depuis 2023.
Un suivi des collaborateurs ne remplace pas un soutien médical, mais il aide à repérer tôt ce qui s’installe. Si une absence se prolonge, la question du salaire pendant une absence maladie se pose vite (art. 324a CO) : parlez-en tôt avec votre fiduciaire ou votre assureur perte de gain.
Autres questions posées
C’est quoi l’entretien annuel ?
Un échange formalisé, une fois par an, entre un collaborateur et son chef direct, qui se termine par deux ou trois décisions écrites et signées.
Est-il obligatoire de faire un entretien annuel en Suisse ?
Non : ni le Code des obligations ni la loi sur le travail ne l’imposent à un employeur privé, sauf si le contrat, un règlement du personnel ou une convention collective le prévoit.
Comment doit se dérouler un entretien annuel ?
Annoncé deux semaines avant avec ses questions, il dure une heure. La personne répond d’abord, vous apportez trois faits datés, et une page de décisions est signée des deux côtés.
Quelles questions poser lors d’un entretien annuel ?
Quatre questions ouvertes : ce qui a changé dans le travail, ce qui fait perdre du temps, ce que la personne aimerait faire, ce que l’entreprise devrait faire autrement.
Faut-il parler du salaire pendant l’entretien annuel ?
Non. Traitez-le dans un entretien séparé, quelques semaines plus tard, sur des critères annoncés à l’avance : mélangés, les deux sujets s’annulent.
Les textes et les sources
- Code des obligations, art. 321d (directives de l’employeur), sur Fedlex
- Code des obligations, art. 328 (protection de la personnalité), sur Fedlex
- Code des obligations, art. 330a (certificat de travail), sur Fedlex
- Code des obligations, art. 324a (salaire en cas d’empêchement), sur Fedlex
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD), art. 25 (droit d’accès), sur Fedlex
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD), art. 32 (rectification), sur Fedlex
- AXA et Sotomo, étude sur le marché de l’emploi des PME 2026, communiqué de presse d’AXA du 20 août 2026 (axa.ch)
Publié le 18 septembre 2026 par Just Ask Me Sàrl. Mis à jour le 23 octobre 2026.